Kế toán thủ công là gì? | Định nghĩa, Sử dụng vs Làm việc

Trước khi cuộc cách mạng kỹ thuật số ra đời, hầu hết các hoạt động liên quan đến kinh doanh, chủ yếu là kế toán tài chính, thường được thực hiện thủ công bằng bút, bút chì và giấy.

Thậm chí ngày nay, phương pháp kế toán thủ công truyền thống này vẫn phổ biến trong các tổ chức kinh doanh và công ty.

Hệ thống kế toán này đòi hỏi phải lưu giữ hồ sơ giao dịch trong sổ sách và nhật ký được chuyển đổi thủ công thành báo cáo tài chính.

Điều quan trọng cần lưu ý là không có sự khác biệt giữa các ý tưởng đằng sau kế toán trên máy vi tính và kế toán thủ công. Sự khác biệt duy nhất là phương tiện được sử dụng để ghi lại và hạch toán các giao dịch.

Chìa khóa chính

1. Kế toán thủ công là phương pháp ghi sổ kế toán ghi lại các giao dịch tài chính theo cách thủ công bằng cách sử dụng bút và giấy hoặc sổ kế toán.
2. Đây là một phương pháp truyền thống được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân, không tốn kém và đơn giản.
3. Kế toán thủ công đòi hỏi độ chính xác cao, chi tiết nên tốn nhiều thời gian so với kế toán trên máy vi tính.

Ai sử dụng Hệ thống kế toán thủ công?

Bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào cũng cần có một hệ thống kế toán hiệu quả để thu thập, lưu trữ và duy trì thông tin tài chính.

Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, các công ty có thể sử dụng hệ thống kế toán thủ công, trên máy vi tính hoặc cả hai.

Tuy nhiên, hệ thống kế toán thủ công được ưa chuộng hơn khi nói đến các công ty nhỏ hoặc mới. Đó là vì:

1. Các giao dịch hàng ngày của các công ty nhỏ và mới không quá lớn.
2. Hệ thống kế toán thủ công dễ sử dụng hơn nhiều so với phần mềm kế toán phức tạp.

Kế toán thủ công hoạt động như thế nào?

Kế toán thủ công chủ yếu yêu cầu sử dụng các công cụ vật lý sau đây để ghi lại và duy trì các chi tiết nhỏ nhất về thông tin tài chính của doanh nghiệp.

Giấy và Sách

 Trong trường hợp không có bảng tính và phần mềm máy tính làm phương thức chính để lưu giữ hồ sơ tài chính, các sổ giấy và sổ có hàng và cột được kế toán sử dụng.

Nói chung, có bốn hoặc nhiều cột được in, mỗi cột được phân tách bằng hai dòng liên tiếp chạy xuống trang tính.

Cột đầu tiên bên trái của tờ giấy được chỉ định để ghi ngày tháng. Do đó, khoảng trống còn lại cho cột này bị thu hẹp.

Ngược lại, cột thứ hai được sử dụng để ghi lại các mô tả. Theo đó, kế toán cung cấp khoảng trống rộng nhất cho cột này.

Số tiền giao dịch và các chi tiết liên quan khác như doanh thu và hàng tồn kho được ghi lại trong các cột còn lại.

Tập giấy được in bằng màu trắng hoặc xanh nhạt, có khoảng trống để ghi từng chữ số để không phát sinh vấn đề liên quan đến chữ viết tay.

Tạp chí và Sổ cái

Chúng được sử dụng để ghi lại các tài liệu hoạt động và tài chính cuối cùng.

Nhật ký và sổ cái hỗ trợ quy trình kế toán thủ công bằng cách giúp kế toán lưu giữ hồ sơ riêng biệt cho các loại giao dịch khác nhau.

Ví dụ: một bộ nhật ký có thể được chỉ định để kế toán bán hàng bằng tiền mặt. Ngược lại, một nhóm khác có thể ghi bảng lương.

Sau khi các giao dịch của các tài khoản riêng biệt này được tính toán, kết quả sẽ được kết hợp thành một mục nhật ký trong sổ cái chung của thực thể kinh doanh.

Ưu điểm của kế toán thủ công 

Mặc dù nó là một hệ thống kế toán cũ, nhưng sự phù hợp của nó trong thế giới đương đại không hoàn toàn trở nên thừa.

1. Giá rẻ hơn: Nó tiết kiệm hơn nhiều so với việc cài đặt các hệ thống và phần mềm máy tính.
2. Ít chi tiêu cho nhân viên: Vì hệ thống kế toán thủ công không yêu cầu nhân sự có kiến ​​thức chuyên môn về máy tính và phần mềm, nên các công ty phải chi ít hơn cho kế toán.
3. Ít phức tạp hơn: Không phải tất cả mọi người đều cảm thấy thoải mái với máy tính hoặc phần mềm. Thay vào đó, một cây bút chì và giấy làm cho chúng hiệu quả hơn trong kế toán.
4. Không phụ thuộc vào điện: không giống như máy vi tính kế toán, Kế toán thủ công có thể được thực hiện ngay cả khi không có điện.
5. Không trùng lặp hoặc hỏng dữ liệu: Không giống như trong Kế toán trên máy vi tính, không có rủi ro trùng lặp dữ liệu hoặc tham nhũng.
6. Phát hiện các lỗi tiềm ẩn: Hệ thống kế toán thủ công đòi hỏi kế toán kép, ghi có và ghi nợ vào hai tài khoản khác nhau. Phương pháp này cung cấp một cách tự nhiên để phát hiện lỗi khi các khoản ghi nợ và tín dụng đã nhập được so sánh trong số dư dùng thử. Một lỗi được phát hiện trong số dư dùng thử nếu các khoản ghi nợ không khớp với các khoản tín dụng.

Nhược điểm của kế toán thủ công

Mặc dù có nhiều ưu điểm nhưng không thể phủ nhận rằng kế toán thủ công có một số hạn chế đáng kể.

1. Thâm dụng lao động:  Kế toán thủ công là một nhiệm vụ khó khăn đòi hỏi kiên nhẫn, thời gian, và kiến ​​thức kế toán phù hợp. Vì vậy, việc tuyển dụng nhân viên kế toán tài chính là cần thiết cho hình thức kế toán này.
2. Mất thời gian:  Không giống như kế toán trên máy vi tính, kế toán thủ công là một quá trình chậm và tốn thời gian.
3. Khả năng lỗi của con người: Người ta không thể loại bỏ khả năng xảy ra lỗi của con người trong việc nhập dữ liệu liên quan đến kế toán Thủ công.
4. Mất bản cứng: Thảm họa không đưa ra một cảnh báo trước khi đến. Các tài liệu vật lý như sổ cái và nhật ký dễ bị trộm cắp, mất mát, hỏa hoạn, nước, v.v. Tạo và lưu trữ các bản sao thực sự là một công việc tẻ nhạt. 

dự án

1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
2. http://search.proquest.com/openview/1609c8ebb95b3a9030a40b81e16c6d4b/1?pq-origsite=gscholar&cbl=48426

Cập nhật lần cuối: ngày 11 tháng 2023 năm XNUMX